Politique de protection des données à caractère personnel :
Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) entré en application le 25 mai 2018
impose une information transparente, claire et concise lors de la collecte de vos données à caractère personnel.
Le but de la présente politique est de vous informer des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par AGENA.
- 1 - Identité du Responsable de Traitement
- 2 - Traitements, finalités et bases légales des traitements
- 3 - Durée de conservation applicable
- 4 - Destinataires des données à caractère personnel
- 5 - Sécurisation de vos données
- 6 - Droits et recours
1. Identité du Responsable de Traitement
Les données personnelles collectées sont traitées par AGENA en tant que responsable de traitement.
Les coordonnées complètes de la structure sont :
Nom de l’organisme : ASSOCIATION AGENA
Nom du représentant légal : Monsieur Éric FAUCONNET
Adresse postale : 124 rue de Rouen 80000 AMIENS
Numéro de téléphone : 03 22 33 39 39
Adresse mail : contact@agena.org
Le délégué à la protection des données de la structure est :
Nom de l’organisme : ACS RGPD – BAUDE DATA PROTECTION
Nom du représentant légal : Monsieur Pierre-Antoine BAUDE
Adresse postale : 7 bis rue du Virval 62100 CALAIS
Numéro de téléphone : 06 69 98 33 48
Adresse mail : pa.baude@baudedataprotection.com
2. Traitements, finalités et bases légales des traitements
A - La gestion de la comptabilitéPublic concerné : personnes en difficultés, fournisseurs.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Etablir le bilan de l'association
- Etablissement du rapport d'activité (sans DCP)
- Etablissement du rapport financier (sans DCP)
La base légale de ce traitement est le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD).
Dans ce cadre, AGENA peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, coordonnées professionnelles
(e-mail, téléphone, adresse postale), coordonnées personnelles (e-mail, téléphone, adresse postale).
Public concerné : fournisseurs.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Gestion des fournisseurs (gestion des commandes, de la réception, de l’exécution du service ou fourniture du bien,
des factures et paiements).
La base légale de ce traitement est l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD).
Dans ce cadre, AGENA peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à votre identité : nom, prénom, coordonnées professionnelles (adresse mail, téléphone, adresse postale) ;
- Les informations d’ordre économiques et financier : RIB.
Public concerné : familles, usagers.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Pré-inscription des services en matière d'affaires périscolaires et de petite enfance
- Inscription des services en matière d'affaires périscolaires, extrascolaires et de petite enfance
- Suivi des services en matière d'affaires périscolaires, extrascolaires et de petite enfance
- Facturation des services en matière d'affaires périscolaires, extrascolaires et de petite enfance
- Restauration
- Accueils et activités périscolaires et extrascolaires
- Organisation de sorties
- Accueil de la petite enfance au sein d’établissements et services d’accueil des enfants de moins de 6 ans
- Gestion financière et comptable de l’établissement, du service ou de l’organisme
- Etablissement de statistiques, d’études internes et d’enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation des activités, de la qualité des prestations et des besoins à couvrir
- Remontée des informations préalablement anonymisées aux autorités compétentes
Les bases légales de ce traitement sont le consentement (article 6-a du RGPD), l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD),
le respect d’une obligation (article 6-c du RGPD) et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD),
justifié par la nécessité de mettre en œuvre ses activités au profit de ses usagers.
Dans ce cadre, AGENA peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identité :
o Représentants légaux de l’enfant concerné : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, numéro d’allocataire
o L’enfant : nom, prénom, date de naissance, sexe
o Personnes autorisées à venir chercher le mineur ou à prévenir en cas d’urgence
nom et coordonnées du médecin traitant
- Les données relatives à la vie professionnelle : profession des parents, lieu de travail
- Les données relatives aux informations d’ordre économique et financier : attestation d’assurance, avis d’imposition, justificatif de domicile
- Les données relatives à la santé :
o Les données relatives à l’état vaccinal obligatoire, à jour, de l’enfant
o La fiche sanitaire (les dispositions légales concernant le suivi sanitaire des mineurs interdit la conservation de cette fiche
sous un format informatisé. Ces informations doivent donc être fournies au directeur de centre sous enveloppe cachetée comprenant
le nom du mineur concerné après avoir recueilli le consentement des représentants légaux du mineur concerné
o Les données nécessaires à une prise en charge spécifique
o La mention de la présence d’un handicap nécessitant une prise en charge particulière ou une adaptation
des conditions d’accueil, ainsi que les mesures de prise en charge ou d’adaptation retenue (sans détail complémentaire)
o La mention de la mise en place d'un plan d'accueil individualisé (PAI) sans détail complémentaire
o Des renseignements sur les allergies et pathologies, après obtention du consentement exprès des représentants légaux
des mineurs concernés
Public concerné : mineurs, jeunes majeurs, représentants légaux.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Accueil du public
- Fournir les prestations définies dans le cadre d’un contrat/projet conclu entre l’organisme
et le mineur et/ou son représentant légal et, le cas échéant, d’assurer la gestion du dossier administratif
de la personne concernée
- Instruire, gérer et, le cas échéant, verser les prestations sociales légales ou facultatives
- Assurer l’évaluation de la situation de la minorité de la personne concernée, et le cas échéant,
la prise en charge effective des mineurs non accompagnés par les services de l’ASE des départements conformément
aux dispositions de l’article R. 221-11 du CASF
- Gérer le recueil des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger
et le cas échéant d’assurer la transmission
- Offrir un accompagnement social et médico-social adapté aux difficultés rencontrées par le mineur :
o Elaborer et mettre en œuvre un projet personnalisé
o Elaborer un suivi dans l'accès aux droits
o (Le cas échéant) Orienter les personnes concernées vers les structures compétentes
de l’article L. 1110-4 du CSP et des dispositions du CASF, permettant de garantir la coordination
et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux
- Assurer la gestion administrative (nombre de places disponibles, capacité d’accueil de l’établissement etc.),
financière et comptable de l’établissement, du service ou de l’organisme
- Etablir des statistiques, des études internes et des enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation
de la qualité des activités et des prestations et des besoins à couvrir.
- Elaboration des rapports et des comptes-rendus destinés à l’autorité ayant décidé de la mesure
Les bases légales de ce traitement sont le consentement (article 6-a du RGPD), l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD),
le respect d’une obligation légale (article 6-c du RGPD), et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD),
justifié par la nécessité de procéder à ses missions de protection de l'enfance le plus efficacement possible.
Dans ce cadre, AGENA peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les Données relatives à l’identité des mineurs, le cas échéant, de leurs représentants légaux :
o Nom, prénom, sexe, adresse postale et de courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, photographie (facultatif), NIR, dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019.
o Numéro d’identification de rattachement à un organisme : numéro d’adhérent ou d’allocataire.
o Nationalité du bénéficiaire sous la forme « Français / UE / hors UE », les documents prouvant la régularité du séjour en France de la personne concernée dès lors que le bénéfice de l’aide ou de la prestation sociale est soumis à une condition de régularité du séjour.
l’identification d’enfants pris en charge dans le cadre de la protection de l’enfance, centres d’intérêts,
langue(s) parlée(s) dans la mesure où cette information est indispensable pour mentionner le besoin de traducteurs.
- Les données relatives au parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle
des personnes : scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification.
- Les données relatives aux conditions de vie matérielle :
o Situation financière : ressources, charges, crédits, dettes.
o Prestations et avantages sociaux perçus : nature, montant, numéro d’allocataire.
o Situation face au logement et à l’hébergement : type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement (domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
- Les données relatives aux coordonnées bancaires dans la mesure où cette information est nécessaire au versement d’une prestation :
Relevé d’Identité Bancaire (RIB)
- Les données relatives à l’évaluation sociale et médico-sociale de la personne concernée :
conditions d’éducation et contexte de vie de l’enfant, à l’évaluation des capacités parentales,
aux difficultés personnelles qui peuvent concourir à mettre le mineur ou jeune majeur en difficulté ou en danger,
aux évènements familiaux impactant la vie du mineur et permettant de comprendre sa situation,
à la synthèse des comptes rendus des entretiens avec les personnes concernées, s’il y a lieu,
avec les autres intervenants dans l’accompagnement.
- Les données relatives à l’accompagnement dans le cadre de la procédure de demande d’asile :
dans le cadre de l’accompagnement et du suivi social des jeunes majeurs (anciens mineurs non accompagnés),
les informations relatives à la procédure de demande d’asile sous la forme « dépôt d’une demande d’asile :
oui/non » et/ou à la procédure de demande de titre de séjour sous la forme « dépôt d’une demande de titre de séjour oui/non »,
la nationalité de la personne concernée ainsi que les informations nécessaires
à l’élaboration du récit de vie de la personne concernée.
- Les données relatives aux informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger :
les informations susceptibles d’être collectées et traitées par les conseils départementaux sont fixées
par le décret n° 2016-1966 du 28 décembre 2016 organisant la transmission d’informations
sous forme anonyme aux observatoires départementaux de la protection de l’enfance
et à l’Observatoire national de la protection de l’enfance.
- Les données relatives au type d’accompagnement et aux actions mis en œuvre :
domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement, objectifs, parcours,
actions d’insertion prévues, entretien et suivi.
- Les données relatives à l’identification des personnes concourant à la prise en charge sociale
et médico-sociale et à l’entourage susceptible d’être contacté :
o Nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone de l’organisme, adresse postale et de courriel, numéro de téléphone des aidants professionnels ou familiaux (le cas échéant, le lien familial : grands parents, tante/oncle, frère/sœur, etc.), du médecin traitant, des médecins experts, du travailleur social, etc. de la personne de confiance.
o Nature et coordonnées du régime de protection des majeurs : tutelle et curatelle
sous réserve que ces données soient collectées aux fins :
o D’administration de soins, de traitements, de diagnostics médicaux, de médecine préventive ou de gestion des services de santé. Les traitements au sein desquels ces données sont intégrées doivent être mis en œuvre par un membre d’une profession de santé ou par une autre personne à laquelle s’impose, en raison de ses fonctions, l’obligation de secret professionnel dont l’atteinte est réprimée par l’article 226-13 du code pénal
o De délivrance d’une prestation sociale destinée à l’enfant/ jeune majeur/ jeune(s) parent(s)/ future mère, prévue par un texte législatif ou réglementaire, sous réserve que ces informations soient strictement nécessaires à la délivrance de ladite prestation (p. ex. : dans le cadre de la délivrance d’une aide à domicile, les informations relatives à la santé du demandeur peuvent être collectées par le conseil départemental conformément aux dispositions des articles L. 222-1 et suivants du CASF)
Public concerné : personnes en difficultés.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Accueil du public
- Fournir une prestation dans le cadre d'un contrat conclu avec la personne concernée ou son représentant légal
- Assurer la gestion du dossier administratif de la personne concernée
- Instruire, gérer et, le cas échéant, ouvrir les droits et/ou verser les prestations sociales légales et facultatives
- Offrir un accompagnement social adapté
- Elaboration d'un projet personnalisé d'accompagnement
o Accompagnement, suivi et conseil budgétaire des personnes et de prévention du surendettement
o Pré-instruction et suivi des demandes d’aides sociales (aides financières ou en nature)
o Gestion des demandes d’hébergement et d’accès au logement
o Gestion des impayés et prévention des expulsions locatives
- Orienter les personnes vers les structures compétentes susceptibles de les prendre en charge
- Echanger et partager les informations strictement nécessaires, permettant de garantir la coordination et la continuité de l'accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants sociaux
- Assurer la gestion administrative, financière et comptable de l'établissement
- (Le cas échéant) Gestion de la participation financière à l'hébergement / de la redevance
- Assurer la remontée des informations préalablement anonymisées aux autorités compétentes
- Etablir des statistiques, études internes et enquêtes de satisfaction aux fins d'évaluation de la qualité des activités et des prestations et des besoins à couvrir.
Les bases légales de ce traitement sont l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD),
le respect d’une obligation légale à laquelle le RT est soumis (article 6-c du RGPD) l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6-e du RGPD)
et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de procéder à ses missions le plus efficacement possible.
Dans ce cadre, AGENA va collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identification des bénéficiaires de l’accompagnement social et médico-social,
et le cas échéant, de leurs représentants légaux :
o Nom, prénom, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, photographie (facultatif).
o Numéro d’identification de rattachement à un organisme : numéro d’adhérent ou d’allocataire.
o Nationalité du bénéficiaire sous la forme « Français / UE / hors UE », les documents prouvant la régularité du séjour en France de la personne concernée dès lors que le bénéfice de l’aide ou de la prestation sociale est soumis à une condition de régularité du séjour.
o Informations relatives à la procédure de demande d’asile sous la forme « dépôt d’une demande d’asile : oui/non » et/ou à la procédure de demande de titre de séjour sous la forme « dépôt d’une demande de titre de séjour oui/non », la nationalité de la personne concernée ainsi que les informations nécessaires à l’élaboration du récit de vie de la personne concernée.
o Dans des cas exceptionnels, la photocopie de la pièce d’identité de la personne concernée notamment dans le cadre de l’accompagnement relatif à la gestion budgétaire auprès des organismes publics et/ou privés (p. ex. : dépôt d’un dossier de surendettement auprès de la Banque de France, etc.).
o Numéro de sécurité sociale dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019.
l’identification d’enfants pris en charge dans le cadre de la protection de l’enfance, habitudes de vie nécessaires
à l’organisation de la vie quotidienne, centres d’intérêts, langue(s) parlée(s) dans la mesure où cette information
est indispensable pour mentionner le besoin de traducteurs
- Les données relatives au parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle
des personnes : scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification.
- Les données relatives aux conditions de vie matérielles :
o Situation financière : ressources, charges, crédits, dettes.
o Prestations et avantages sociaux perçus : nature, montant, quotient familial, numéro d’allocataire.
o Situation face au logement et à l’hébergement
o Moyens de mobilité
- Les coordonnées bancaires dans la mesure où cette information est nécessaire au versement d’une prestation :
Relevé d’Identité Bancaire (RIB) - Les données relatives à l’évaluation sociale de la personne concernée :
difficultés rencontrées et appréciations sur celles-ci, évaluation de la situation des personnes afin de repérer l’aggravation de difficultés ou encore d’une perte d’autonomie s’agissant des personnes âgées ou en situation de handicap.
- Les données relatives au type d’accompagnement et aux actions mis en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement, objectifs, parcours, actions d’insertion prévues, entretien et suivi.
- Les données relatives à l’identification des personnes concourant à la prise en charge sociale et à l’entourage susceptible d’être contacté :
o Nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone de l’organisme, adresse, courriel, numéro de téléphone des aidants professionnels ou familiaux (le cas échéant, le lien familial : époux / épouse, frère / sœur, fils / fille, etc.), du médecin traitant, des médecins experts, de la personne de confiance.
o Nature et coordonnées du régime de protection des majeurs : tutelle et curatelle
- Les informations relatives à certaines aides sociales légales (liste non exhaustive) : collecte des données nécessaires à la constitution de dossiers divers (APA, RSA, MASP, TUTELLE…)
- Les données concernant la santé : Les données relatives à la santé collectées à des fins d’administration de soins, de traitements, de diagnostics médicaux, de médecine préventive ou de gestion des services de santé ou de délivrance d’une prestation sociale destinée aux personnes en difficultés prévue par un texte législatif ou réglementaire, sous réserve que ces informations soient strictement nécessaires à la délivrance de ladite prestation. F - La gestion des dons
Public concerné : donateurs.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Procéder à la gestion des dons
o Réception des dons
o Etablissement des reçus fiscaux
- Procéder à l'appel au don
o Reprise du contact avec les précédents donateurs par mail et courrier
- Envoi de courriers de remerciements
Les bases légales de ce traitement sont le respect d’une obligation légale à laquelle de RT est soumis (article 6-c du RGPD)
et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité d'appeler les précédents donateurs
à effectuer un nouveau don.
Dans ce cadre, AGENA va collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identité : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, mail, téléphone
- Les informations d’ordre économique et financier : IBAN pour les prélèvements
Public concerné : salariés, personnes hébergées, visiteurs.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Garantir la sécurité des biens et personnes
La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD),
justifié par la nécessité de procéder de garantir la sécurité des biens et personnes au sein de la structure
ainsi qu'à proximité, tout en respectant les exigences légales en la matière.
Dans ce cadre, AGENA va collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identification : image du salarié, du visiteur ou de l’usager.
Public concerné : visiteurs.
Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :
- Assurer la traçabilité des visiteurs via registre
La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD),
justifié par la nécessité de sécuriser les locaux professionnels.
Dans ce cadre, AGENA va collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :
- Les données relatives à l’identité : nom, prénom, heure d'arrivée, heure de départ, date, signature.
Préambule :
AGENA s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués sur http://agena.org/index.html
soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
La présente politique de protection des données s’applique au traitement de données effectué via le site internet de AGENA.
Elle vous informe sur la/les finalité(s) des traitements effectués, la base légale des traitements, les destinataires des données ainsi
que leur durée de conservation, les mesures de sécurité (description générale), l’existence éventuelle de transferts de données
hors de l’Union européenne ou de prises de décision automatisées, l’utilisation et la gestion des cookies,
vos droits informatiques et libertés et la façon de les exercer.
Ce site collecte-t-il des données à caractère personnel ?
Suivant l’article 4.1 du RGPD, une donnée à caractère personnel est toute information qui permet de vous identifier
soit directement soit indirectement. Les données collectées sont adéquates, utiles, nécessaires et limitées au strict minimum.
Quelles sont les finalités et fondements juridiques de la collecte des données ?
Pour les données personnelles collectées via le formulaire de contact : les données personnelles sont librement communiquées
à AGENA par les personnes concernées en consentant au traitement. La base juridique de ce traitement est le consentement
de la personne concernée (article 6-a du RGPD). Les données personnelles collectées sont le nom, le prénom, le téléphone et l’adresse mail.
Quels sont les destinataires des données traitées par ce site ?
Vos données à caractère personnel sont avant tout destinées à AGENA, éditeur du site et responsable du traitement.
Elles sont traitées par le personnel des différents services concernés par vos demandes tel que le service ressources humaines,
web et le service de la protection des données personnelles. Elles sont traitées uniquement pour les finalités indiquées précédemment.
Les données à caractère personnel vous concernant peuvent être traitées ponctuellement par des sous-traitants de AGENA
(au sens de l’article 4.8 du RGPD) de façon encadrée strictement.
Elles ne sont jamais communiquées à des tiers à des fins commerciales.
Les données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?
Les données à caractère personnel collectées par ce site internet ne sont pas transférées à des acteurs situés en dehors
de l’Union européenne. En cas de transfert contractuel des données personnelles, AGENA veille à ce que les destinataires soient basés
dans l’Union européenne. AGENA contrôle également la conformité au RGPD de tous les destinataires des données.
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6. Droits et recours
Nous sommes très attachés au respect de cette règlementation vous pouvez à tout moment demander à faire respecter vos droits
conformément aux articles 15 à 21 du RGPD (droit d’accès, rectification, oubli/effacement, limitation, opposition, portabilité).
Cette demande peut être effectuée soit en contactant AGENA à l’adresse suivante : contact@agena.org,
soit en contactant le Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : pa.baude@baudedataprotection.com
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